هذه بعض النصائح للسادة المديرين الجدد عن كيفية إدارة اجتماعاتهم حتى تكون
ناجحة:
قبل الاجتماع:
- إعداد نشرة داخلية يحدد فيها تاريخ ومكان وموضوع
الاجتماع بوقت كاف؛
- الحرص على أن يطلع جميع الأساتذة على النشرة
الداخلية مع توقيعهم عليها، وتجنب تكليف أحد
الأساتذة بالقيام بالمهمة شفهيا؛
- تحديد المدير للمواضيع التي ستناقش خلال
الاجتماع بوضوح ودقة وترتيبها حسب أهميتها؛
- وضع رؤوس أقلام للمواضيع المحددة في مسودة،
تجنبا للارتجال والعشوائية أو - النسيان؛
- الحرص على أن لا يستغرق الاجتماع وقتا طويلا،
فأغلب الأساتذة يتبرمون من الاجتماعات المطولة؛
- اختيار القاعة الملائمة لعقد الاجتماع، ويجب أن
يتوافر فيها: النظافة – نظافة الطاولات أيضا-
التهوية الجيدة، الإضاءة؛
- إعداد القاعة بتغيير وضعية الطاولات من الشكل
الصفي التقليدي إلى الشكل الدائري؛
أثناء الاجتماع:
- تجنب جلوس المدير على المكتب؛
- تعيين أحد الأساتذة لكتابة تقرير الاجتماع؛
- الحرص على إظهار الابتسامة والبشاشة في وجه
الجميع؛
- البدء باسم الله والترحيب بجميع الأستاذات
والأساتذة؛
- الإعلان عن سبب الاجتماع؛
- الحرص على سيادة الحوار والتفاهم والابتعاد عن
التعصب والتشدد؛
- احترام مختلف الآراء التي تطرح ومناقشتها؛
- تدوين النقط المتفق عليها بالإجماع، وتسجيل
المتحفظين إن اقتضى الحال ذلك؛
- الحد من المناقشات والحوارات الجانبية؛
- تجنب تأنيب أحد الأساتذة في الاجتماع أمام
الجميع؛
- الحرص على عدم الخروج عن موضوع الاجتماع والتدخل
بشكل إيجابي للحد من - - الصراعات الجانبية؛
- عدم مناقشة موضوعين في وقت واحد؛
- إعطاء الفرصة للجميع وبشكل متكافئ لإبراز وجهات
نظرهم؛
- التوفيق بين وجهات النظر المتضاربة؛
- قراءة التقرير من طرف المقرر، وتمريره على
الحاضرين من أجل توقيعه؛
- شكر الجميع على حضورهم وعلى مشاركتهم الفعالة في
إنجاح الاجتماع؛